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Förderverein Projekt MorgenGrauen e.V.

Protokoll Förderverein Projekt MorgenGrauen e.V.

Mitgliederversammlung vom 25.07.2020 in Hattingen und via TeamSpeak

Protokollant: Frank Röhr, Markus Maevus

Tagesordnung:

  1. Begrüßung
  2. Feststellung der Beschlussfähigkeit
  3. Verlesung des letzten Protokolls
  4. Bericht des Vorstandes
  5. Abstimmung über rückwirkende Beitragsfreiheit 2019
  6. Bericht des Kassenwarts
  7. Bericht der Kassenprüfer
  8. Entlastung des Vorstandes
  9. Neuwahl des Vorstandes
  10. Neuwahl der Kassenprüfer
  11. Abstimmung über die Beitragsfreiheit 2020
  12. Serversituation
  13. Vorbereitung Satzungsänderung 2021
  14. Verschiedenes

Anwesende

TOP 1: Begrüßung

Der Vorsitzende Henning Ullrich eröffnet die Sitzung um 14.05 Uhr. Er begrüßt die Anwesenden an beiden Orten. Daraufhin wird die Tagesordnung verlesen.

TOP 2: Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende stellt fest, dass satzungsgemäß zur Sitzung eingeladen wurde und die Versammlung somit beschlussfähig ist.

Aus Gründen, die unter TOP 4 erläutert werden, lagen leider nicht von allen Mitgliedern aktuelle Adressdaten vor.

TOP 3: Verlesen des letzten Protokolls

Es wird vorgeschlagen, das Protokoll nicht zu verlesen. Nach kurzer Diskussion wird der Vorschlag abgelehnt, da die letzte Sitzung vor 2 Jahren erfolgte. Tibor Kovács verliest das Protokoll der Mitgliederversammlung von 2018. Dieses ist unter https://mg.mud.de/verein/texte/protokoll2018.shtml abrufbar.

TOP 4: Bericht des Vorstands

Henning Ullrich berichtet von den Aktivitäten des Vorstands seit der letzten Mitgliederversammlung.

4.1: Änderung der Verwaltung | Verwaltungssoftware

Der Verein hat 2019 festgestellt, dass die bislang genutzte Verwaltungssoftware nicht mehr erreichbar ist, als die Einladungen verschickt werden sollten. Es gab keine ausreichende Backup-Lösung der aktuellen Mitgliederdaten, lediglich die teils veralteten Informationen der Mitgliedsanträge sind noch vorhanden.

Es wurde erwägt, die Software zukünftig selbst zu hosten. Dadurch würde Aufwand für Wartung, Updates und Backup entstehen. Daraufhin hat der Vorstand einstimmig beschlossen, eine Vereinssoftware zu nutzen, die professionell bereitgestellt, geupdatet und gebackupt wird. Es wurde die Software Easy-Verein.com gewählt, welche 135,60 Euro im Jahr kostet.

4.2: Entwicklung der Mitgliedszahlen

Infolge der Verwaltungsänderung sind 3 Mitglieder ausgetreten. 46 frühere Mitglieder haben sich neu registriert. Ein Mitglied ist neu hinzugekommen.
Ein SEPA-Mandat haben erst 30 Mitglieder ausgefüllt. Diese sollten dringend ausgefüllt werden, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

4.3: Eintrag im Vereinsregister

Es stellte sich heraus, dass der Schriftführer das Vereinsregister nicht ändern lassen darf. Daher hat nun der Vorsitzende vor wenigen Monaten die Änderungen von 2014 und 2018 im Vereinsregister nachtragen lassen. Der Vorstand ist nun korrekt eingetragen.

4.4: Kassenübergabe und Geschäftskonto

Die Kasse ist von Christian Fiedler an Tibor Kovács übergeben worden.
Ein neues Konto ohne Kontoführungsgebühren wurde beauftragt. Details folgen unter TOP 6.

4.5: Anpassungen zwecks DSGVO

Der Vorstand hat die Datenschutz-Erklärung im März aktualisiert und die Formulare DSGVO-konform umgestaltet. Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert.
2018 empfahl die Mitgliederversammlung der MUD-Führung, dies ebenfalls zu tun. Der aktuelle Stand ist unbekannt.

4.6: Webseiten der Kämpfergilde

Am 3.9.2018 hat der Verein trves.org angeboten bekommen. Der Vorstand hat aus zwei Gründen abgelehnt: Einerseits hat die MUD-Webseite genügend Platz für alle Gilden und kein Bedarf für einzelne Domains. Andererseits müsste sich der Verein ansonsten auch um diese Seiten kümmern.
Der Vorstand entschied sich einstimmig bei einer Enthaltung das Angebot abzulehnen. Daher liegen die Kämpfer-Seiten inzwischen unter mg.mud.de. Die Inhalte der Kämpferseiten wurden von René Wächter zur Verfügung gestellt, anschließend von Mieze gründlich übearbeitet und von Markus Maevus in die MG-Webseiten integriert.
Die ursprüngliche Seite trves.de verweist seit einer Weile auf die Seite eines anderen Muds.

4.7: Folgen der Aberkennung der Gemeinnützigkeit

Laut §9, Absatz 2 der Satzung sollte das Vereinsvermögen bei Auflösung, Aufhebung oder insb. auch Wegfall der Gemeinnützigkeit an eine entsprechende Körperschaft gehen.
Der Verein ist seit 2012 nicht mehr gemeinnützig. Weder dem Verein noch dem Finanzamt ist damals aufgefallen, dass das Vereinsvermögen an eine gemeinnützige Körperschaft hätte gehen müssen. Dies ist jedoch 2017 verjährt.

TOP 5: Abstimmung über rückwirkende Beitragsfreiheit 2019

Es gibt eine Diskussion, ob man die Mitgliedsbeiträge für 2019 noch einziehen sollte. Ein Hindernis wäre, dass noch viele SEPA-Mandate fehlen und somit Bankeinzug nicht einfach möglich wäre. Aktuell werden die Beiträge nicht benötigt, da der Verein genug Rücklagen besitzt. Allerdings kann demnächst eine Neuinvestition in einen neuen Server drohen. Details folgen unter TOP 12.

Die Abstimmung ergibt: Ja: 19 / Nein: 1 / Enthaltung: 0.
Also ist 2019 rückwirkend beitragsfrei.

TOP 6: Bericht des Kassenwarts

Das Vereinskonto wird am 31.7. auf ein neues Konto ohne Kontoführungsgebühren umziehen. Das alte Konto kostete Gebühren in Höhe von 4,90 Euro bzw. ab 1.1.2020 sogar 7,90 Euro pro Monat.
Die Steuererklärung 2015 muss noch geschehen, das wird erledigt. Für 2014 liegt noch kein Bescheid vor.
Der aktuelle Kontostand beträgt 2792,99 Euro.
Weitere Details sind dem Kassenbericht im Anhang zu entnehmen.

TOP 7: Bericht der Kassenprüfung

Daniel Brunner und Dominik Schäfer haben die Kasse geprüft. Alle Buchungen sind vollständig und nachvollziehbar. Es fehlen Belege für einige Monate, die aber durch Kontoführungsgebühren erklärt werden konnten.
Die Prüfer geben die Empfehlung ab, den Vorstand zu entlasten.

TOP 8: Entlastung des Vorstandes

Marcel Wunderlich beantragt die Entlastung des Vorstandes.
Die Abstimmung ergibt: Ja: 18 / Nein: 0 / Enthaltung: 2.

TOP 9: Neuwahlen zum Vorstand

Daniel Brunner wird zum Wahlleiter für den Vorstandsvorsitzenden gewählt und übernimmt vorübergehend die Leitung der Sitzung.

Als Vorsitzender wird Henning Ullrich zur Wiederwahl vorgeschlagen. Die Abstimmung ergibt: Ja: 19 / Nein: 0 / Enthaltung: 1. Er nimmt die Wahl dankend an.

Henning Ullrich übernimmt die Versammlungsleitung.

Als stellvertretender Vorsitzender werden Markus Maevus und Marcel Wunderlich vorgeschlagen.
Die Abstimmung ergibt: Markus Maevus: 18 / Marcel Wunderlich: 0 / Enthaltung: 2. Er nimmt die Wahl dankend an.

Als Kassenwart wird Tibor Kovács vorgeschlagen.
Die Abstimmung ergibt: Ja: 19 / Nein: 0 / Enthaltung: 1. Er nimmt die Wahl dankend an.

Als Schriftführer werden Marcel Wunderlich und Annika Burkowitz vorgeschlagen.
Die Abstimmung ergibt: Annika Burkowitz: 10 / Marcel Wunderlich: 6 / Enthaltungen: 4. Sie nimmt die Wahl dankend an.

TOP 10: Neuwahlen zu den Kassenprüfern

Dominik Schäfer, Barbara Stahl und Daniel Brunner stellen sich zur Wiederwahl. Es gibt keine weiteren Kandidaten. Die drei Kandidaten werden in offener Wahl in einem Wahlgang gewählt.
Die Abstimmung ergibt: Ja: 18 / Nein: 0 / Enthaltung: 2.

TOP 11: Beitragsfreiheit 2020

Es gibt eine Diskussion, ob auch in diesem Jahr wieder kein Mitgliedsbeitrag erhoben werden soll.
Als Argumente gegen den Einzug des Mitgliedsbeitrags werden die unter 5 bereits genannten Punkte aufgeführt. Gegenargumente sind, dass der Bankeinzug getestet werden soll und die Rücklagen ausgebaut werden sollen.
Die Abstimmung ergibt: Ja: 15 / Nein: 3 / Enthaltung: 2.
Also wird 2020 beitragsfrei bleiben.

TOP 12: Serversituation

Daniel Brunner erläutert die Situation aus Sicht der MUD-Leitung. Der Server ist mit 14 Jahren schon überdurchschnittlich alt. Er läuft aber erfreulich stabil.

Zwei Administratoren arbeiten an einem Backup-Konzept.
Das Mud selbst wird in regelmässigen Abständen gebackupt, allerdings werden nicht alle Dienste und alle Daten regelmäßig gesichert. Die Webseiten existieren teilweise als git-Repositories. Die Partybilder sind nicht gesichert.

Vier Administratoren arbeiten an einem Notfallplan für eine Migration im Falle eines Serverausfalls. Lag-Probleme sind offenbar Probleme des RAID-Controllers und nicht leicht behebbar. Die Idee ist, parallel eine Serverstruktur aufzubauen. Diese wird voraussichtlich nicht mehr in Servereigentum, sondern einem gemieteten Server bestehen.

Henning Ullrich unterbricht die Sitzung um 15:38. Die Sitzung wird um 15:44 Uhr fortgesetzt.

Es besteht aktuell kein physikalischer Zugang zum Server. Dieses Problem wird unterschiedlich schwer beurteilt. Ein virtueller Server wird insgesamt als positive Lösung gesehen.
Erste Recherchen ergeben: Dedicated Rootserver kosten ab 40 Euro/Monat. VServer sind deutlich günstiger.
Bei 12 Euro Jahresbeitrag entsprechen die monatlich zur Verfügung stehenden Mittel der Mitgliederzahl.

Die Mitgliederversammlung erteilt dem Vorstand das Mandat, sich in Abstimmung mit den Administratoren um einen Server zu kümmern und ist einverstanden, dafür auch die Vereinsmittel zu nutzen.
Die Abstimmung ergibt: Ja: 20 / Nein: 0 / Enthaltung: 0.

TOP 13: Satzungsänderung 2021

Henning Ullrich stellt die für 2021 geplanten Satzungsänderungen vor.

13.1: Gemeinnützigkeit

Der Verein ist seit 2012 nicht mehr gemeinnützig und es wird keine Gemeinnützigkeit mehr angestrebt.
Von der Körperschaftssteuer sind wir ohnehin befreit, da wir unter 18.000 Euro Umsatz haben. Der einzige Vorteil wäre, dass wir Spendenquittungen ausstellen könnten.

Die Satzung bezieht sich in §2 Abs. 2, §6 Abs. 4 und §9 Abs. 2 auf die Gemeinnützigkeit.
Der Vorstand wird beauftragt, bis zur nächsten Mitgliederversammlung eine neue Fassung der Satzung zu entwerfen. Hierbei soll er sich an einem anderen, selbstlos tätigen, aber nicht gemeinnützigen Verein wie beispielsweise dem Chaos Computer Club orientieren.

13.2: Mitgliederversammlung

Aktuell lautet §6 Abs. 1: “Die ordentliche Mitgliederversammlung ist alljährlich möglichst im ersten Kalenderquartal abzuhalten. […]”.
Da die Mitgliederversammlung aus organisatorischen Gründen in den letzten Jahren immer im Sommer abgehalten wurde, soll der Absatz zu “Die ordentliche Mitgliederversammlung soll einmal jährlich abgehalten werden.” geändert werden.

13.3: Wahlen

Aktuell beinhaltet §6 Abs. 3: “[…] Wahlen erfolgen jedoch, wenn nicht einstimmig durch Zuruf, schriftlich durch Stimmzettel. […]”. Dies wurde regelmäßig durch die Mitgliederversammlung abgelehnt und eine offene Abstimmung verlangt. Daher soll der Absatz zu “[…] Wahlen erfolgen offen, wenn nicht geheime Wahl beantragt wird. […]” geändert werden.

13.4: Vorstandssitzungen

Aktuell lautet §7 Abs. 3: “Der Vorstand entscheidet durch Beschluß in Vorstandssitzungen, zu denen er mindestens einmal jährlich zusammentritt und über die eine Niederschrift anzufertigen ist. Die Einladung ergeht mit einer Frist von einer Woche durch den Vorsitzenden, im Falle seiner Verhinderung durch den stellvertretenden Vorsitzenden.”.
Henning Ullrich schlägt vor, den Absatz zu streichen, da in den letzten Jahren keine Notwendigkeit für eine formelle Vorstandssitzung bestand. Bettina Krischewski entgegnet, dass dieser Absatz eine Absicherung für den Fall darstellt, dass Unstimmigkeiten im Vorstand auftreten. Daher sollte der Absatz auf keinen Fall gestrichen werden.

TOP 14: Verschiedenes

Henning Ullrich schließt die Sitzung um 16:30 Uhr.